Великі події є важливою частиною туризму. Будь то конференції чи з’їзди, спортивні заходи чи релігійні мітинги, великі події впливають майже на кожну область туристичної індустрії. Основні події означають заповненість готелів, покупки в місцевих торгових закладах, закупівлю їжі для та на заході, а також збільшення доходів від ресторанів і розваг. Великі події також пропонують місцевій громаді невипадковий підхід до планування туризму.
У той час як ринок туристичного відпочинку відкритий для економічних злетів і падінь через будь-яку зміну погодних умов до акту насильства, великі події створюють набагато більш стабільне населення. У світі великих подій більшість фінансових витрат було здійснено завчасно, тому подія менш схильна до ринкових коливань. З іншого боку, існує жорстка конкуренція між місцевими регіонами за проведення великих подій, і в деяких випадках, як-от у деяких формах спортивних чемпіонатів, команда-переможець визначає, хто буде приймаючим співтовариством.
Події охоплюють широкий спектр сфер, від обідів зі збору коштів до політичних мітингів, від спортивних заходів до шкільних зустрічей, від професійних та наукових конференцій до сімейних зустрічей або релігійних зустрічей, усі є подіями, і всі вони сприяють економічному здоров’ю громади. Щоб допомогти вам отримати найкращі зустрічі та спеціальні заходи для вашої спільноти, зверніть увагу на деякі з наведених нижче.
Якщо ви намагаєтеся залучити нову особливу подію, вивчіть усі аспекти події, перш ніж брати участь у торгах. Часто спільноти, які змагаються за спеціальні заходи, просто не виконують домашнє завдання. Перш ніж говорити зі спеціалістом із заходу, переконайтеся, що ви знаєте основи: яка демографічна характеристика цієї події? Які його особливі потреби? Чого вони не хочуть? Як їхні дати збігаються з вашими? Наприклад, якщо ви збираєтеся після релігійного конгресу чи спеціального заходу, ви можете подумати, які напої подавати, а чого уникати.
Щоб отримати найкращу конкурентну перевагу, враховуйте свої сильні та слабкі сторони. Важливо добре оцінити те, що ваша спільнота може запропонувати події. Поставте такі запитання, як: як ви впораєтеся з іншими у вашому ціновому діапазоні? Ваші співробітники багатомовні? Що думають потенційні клієнти про те, що ви можете запропонувати, і про те, що пропонують інші?
Переконайтеся, що ви знаєте відповіді на те, що англійською мовою називають основними запитаннями «w» – хто, чому, коли та що. Це основні питання, які створюють не тільки успішні події, але й позитивну рекламу з уст в уста. Переконайтеся, що ви можете повністю відповісти: хто проводить захід і для кого він призначений? Чому вони проводять цей захід? Коли відбудеться захід? Де вони хочуть провести захід, і чи є у вас відповідні умови? Які очікування мають організатори подій, і чи можете ви виправдати ці очікування?
Розробляйте складні контрольні списки. Переконайтеся, що ваш контрольний список виходить за рамки основ. Включіть такі пункти, як: які VIP-вимоги знадобляться для спеціальної події? Чи потрібно організаторам подій призначати зустрічі з пожежним чи іншими посадовими особами міста? Що станеться, якщо аеропорт закриють? Чи потрібно узгоджувати роботу зі службою швидкої допомоги? Які проблеми можуть виникнути в учасників, коли вони перебувають за межами місця проведення заходу? Які особливі політичні, медичні, релігійні чи соціальні почуття можуть мати у відвідувачів події?
Знайте, яким загрозам може бути піддана подія. Наприклад, чи перебуваєте ви в зоні урагану, чи може на цій конференції виникнути політична боротьба, яка може вплинути на ваш регіон, чи діє ця конференція як магніт тероризму, чи конференція стане перешкодою для місцевих підприємств і громадян? Наприклад, політичні події часто вимагають перекриття вулиць, зміни схеми руху та інших незручностей для місцевих жителів. Хоча вони не становлять загрози для учасників конгресу, вони можуть стати «загрозою» здоров’ю місцевого населення та інших підприємств.
Вирішіть, як найкраще використовувати свій час. Події – це дійсно контрольовані моменти часу, в які створюються спогади. Таким чином, те, як ви розпоряджаєтеся своїм часом, вплине на успіх чи невдачу події. Працюючи з менеджером подій, приділіть деякий час, щоб дізнатися, хто відповідає за кожен із аспектів події.
Дізнайтеся, які часові потреби під час події, і підготуйте графік своєї ролі в заході. Часто саме дрібниці привертають клієнта або роблять подію особливим. Наявність часової шкали означає, що є менше шансів на помилку чи недогляд. Терміни повинні вказувати не лише на те, коли щось потрібно розпочати, а й до того, коли це має бути завершено.
- Запропонуйте найкращу технологічну підтримку. У сучасному світі, де одночасно багато людей і багатозадачність, технології є королем. Готелі, які стягують плату за Інтернет, роблять собі та своїй громаді погану послугу. Повідомте менеджерам заходів, якими технологіями ви володієте. Не обіцяйте занадто багато, багато менеджерів заходів і ділових людей не прощають, коли справа доходить до невиконання обіцяної частини технології.
Ніщо так не завойовує людей, як посмішка і готовність зробити все правильно. Як би добре ви не спланували захід, щось піде не так. Більшість людей розуміють, що трапляються нещасні випадки, неприйнятним є відмова визнавати ці помилки та виправляти їх. Сказати лише «вибач» — це не що інше, як ввічливий спосіб уникнути відповідальності. Не виправдовуйтесь – виправте це, і виправте це з веселою посмішкою. Суть полягає в тому, що великі події є формою туризму, а суть туризму полягає в обслуговуванні клієнтів. Спільнота, яка забуває про це основне правило, грає зі своєю індустрією туризму та репутацією.
http://www.tourismandmore.com
ЩО ВІДНЯТИ З ЦІЄЇ СТАТТІ:
- For example, are you in a hurricane zone, is this conference liable to have political infighting that might impact your locale, does this conference act as a terrorism magnet, or will the conference become a disturbance to local businesses and citizens.
- On the other hand, there is stiff competition between locales for the major event business, and in some cases, such as in some forms of sport championship games, it is the winning team that determines who will be the host community.
- While the leisure tourism market is open to economic ups and downs due to anything from a change in weather conditions to an act of violence, major events produce a much more stable population.
